Zoom, ecco come rendere sicure le vostre videoconferenze

È sicuro utilizzare l’applicazione per videoconferenze Zoom? Sì, se si sa come impostarla correttamente.

Prima di tutto, un po’ di background. Come forse saprete, la popolarità di Zoom è aumentata negli ultimi due mesi, quando le persone bloccate a casa hanno cominciato ad usare la sua versione gratuita per rimanere in contatto con amici, familiari e colleghi di lavoro. Ma mentre Zoom includeva già alcuni metodi che potevano essere usati per salvaguardare le riunioni, queste caratteristiche potrebbero essere difficili da trovare, soprattutto se non si è mai usata l’applicazione prima. Per questo motivo, le riunioni iniziarono a essere interrotte da intrusi indesiderati che causavano di proposito dei disagi, spesso in modi estremamente spiacevoli.

Non sorprende che ciò abbia portato a un notevole contraccolpo, soprattutto per quanto riguarda la mancanza di sicurezza per gli utenti. In risposta, l’azienda ha messo in atto ulteriori misure di sicurezza. Ad esempio, sta abilitando automaticamente le sale d’attesa virtuali e le password per gli account nei suoi livelli gratuiti e a basso costo.

Avere a che fare con le password e le sale d’attesa virtuali può rendere l’interfaccia un po’ meno amichevole, ma significa anche che è meno probabile che qualcuno che non conoscete si introduca nella vostra conversazione. Quindi, se state usando la versione gratuita di Zoom, ecco alcuni modi per mantenere sicure le vostre riunioni.

UTILIZZATE UN ID E UNA PASSWORD UNICI PER LE RIUNIONI

 

Zoom ora aggiunge automaticamente le password ai conti, e tali password possono essere inserite nei link alle stanze personali delle persone. Ad esempio, se andate sul vostro profilo Zoom e cercate il vostro link “riunione istantanea“, vedrete che contiene sia il vostro ID riunione personale che, subito dopo, la password per la riunione. Chiunque invii quel link potrà accedere immediatamente alla riunione senza dover inserire separatamente una password. Naturalmente, pubblicare pubblicamente quel link negherà qualsiasi sicurezza che la password possa aver fornito.

Quindi, se state creando una riunione per più di un paio di amici, è probabilmente una buona idea non usare il vostro solito ID della riunione e generare invece una password separata. Per farlo, utilizzare l’interfaccia web:

• Dalla pagina principale di Zoom, cliccate su “Il mio account” nell’angolo in alto a destra e poi cliccate su “Programma una riunione“.
• Se lo desiderate, potete inserire un argomento e una descrizione dell’incontro. Inserite la data, l’ora e la durata dell’incontro.
• Cerca “ID riunione” e seleziona “Genera automaticamente“. Questo genererà un ID univoco per quella riunione piuttosto che utilizzare il vostro solito ID riunione.
• Assicuratevi che “Richiedi una password” sia selezionato. Zoom genererà una password casuale, ma è possibile anche crearne una propria.
• Cliccare sul pulsante blu “Programma“.

Vi sarà offerta la possibilità di inserire l’incontro nel vostro calendario. Dopodiché, sarete riportati alla finestra principale. L’incontro programmato sarà sulla destra; se volete, potete cliccare sui tre punti a destra del vostro nome per apportare modifiche o copiare l’invito nel buffer da inviare ai vostri partecipanti.

UTILIZZARE LA SALA D’ATTESA VIRTUALE

Di pari, o addirittura più utile, è la sala d’attesa virtuale. In questo modo è possibile controllare tutti prima che accedano effettivamente alla riunione. A quel punto potete farli entrare – oppure no.

Quando ogni partecipante clicca sul suo link, gli verrà chiesto di aspettare, mentre voi riceverete una notifica che vi dirà che qualcuno è entrato nella sala d’attesa. Potete ammetterli immediatamente o cliccare su “Vedi sala d’attesa“.

Una barra laterale vi mostrerà poi tutti coloro che sono in attesa di entrare in riunione; potrete quindi ammetterli, toglierli dalla sala d’attesa (e da ogni possibilità di entrare in riunione), oppure inviare loro un messaggio.

Dover approvare tutti coloro che vogliono partecipare potrebbe essere un problema da affrontare, soprattutto se si aspetta un gran numero di persone, ma farà in modo che chiunque si presenti alla riunione non sia un intruso.

BLOCCA, GESTISCI, RIMUOVI

Ci sono altre funzioni di sicurezza di cui potete approfittare per proteggere voi stessi e gli altri partecipanti.

Se sai esattamente a chi appartiene la tua riunione, e sono tutti lì, puoi bloccare la riunione cliccando sul link “Sicurezza” in fondo allo schermo e scegliendo “Blocca riunione“. Una volta fatto questo, anche qualcuno che ha il meeting ID e la password non potrà entrare.

Utilizzando lo stesso menu, potrebbe anche essere una buona idea, soprattutto se si sta tenendo una riunione con molte persone, deselezionare la selezione “Share Screen“. Se per sfortuna qualcuno che intende disturbare la riunione è autorizzato a condividere il proprio schermo, può rendere le cose estremamente scomode per il resto dei partecipanti. (Se a un certo punto, un partecipante ha la legittima necessità di condividere il proprio schermo, è possibile riattivare la condivisione in qualsiasi momento).

Se un partecipante inizia a comportarsi male, ma non è detto che tu voglia cacciarlo via, puoi rimetterlo in sala d’attesa. Clicca sull’icona “Gestisci i partecipanti” in fondo allo schermo, trova il nome del partecipante sul pannello laterale risultante e poi clicca su “Altro” > “Metti in sala d’attesa“. Il partecipante non avrà più accesso all’incontro; in effetti, tornerà nella sala d’attesa fino a quando non si deciderà di lasciarlo tornare.

Naturalmente, è possibile cacciare qualcuno dalla riunione utilizzando lo stesso menu a tendina e cliccando su “Rimuovi“. Se si rendesse necessario, tra l’altro, potrebbe essere una buona idea bloccare la riunione in modo che non possano tentare di rientrare.